مذاکره از راه دور چیست و چگونه باید آن‌را انجام داد؟

موسسه مشاوره‌ای مک‌کینزی در این خصوص به نکات جالبی اشاره کرده که دقت به آن‌ها باعث موفقیت در مذکرات می‌شود. مک‌کینزی در این خصوص به چند نکته مهم اشاره می‌کند: 

مذاکره‌کنندگان باهوش فرضیات خود را بازنگری می‌کنند، تغییرات فعلی و پیش‌بینی‌شده‌ صنعت خود را ارزیابی می‌کنند و پیامدهای مربوط به سازمان خود و اولویت‌های در حال تغییر شرکای خود را ارزیابی می‌کنند. روابط میان تأمین‌کنندگان و خریداران که تا چند ماه دیگر به‌شکل عینی‌تری شاهد آن خواهیم بود ثبات، رشد و پیش‌بینی‌پذیری قبل از همه‌گیری ویروس را نخواهد داشت.

برخی از مذاکرات حتا پس از بازگشت همه‌چیز به روال قبل مجازی خواهند ماند. قبل از همه‌گیری تنها 10 تا 15 درصد مذاکرات از راه دور انجام می‌شدند. بنابراین پیش‌بینی می‌شود این رقم در آینده به 25 درصد برسد. به احتمال زیاد بیش‌تر مذاکرات از راه دور پیرامون قراردادهای ساده خواهند بود، اما ممکن است بخش‌هایی از مذاکرات قراردادهای پیچیده‌تر نیز به این صورت انجام شوند. 

چشم‌انداز جدید در مذاکره از راه دور

اجازه دهید بحث را با این موضوع شروع کنیم که در صحبت از توافق بر سر شروط چه مواردی تغییر کرده‌اند. هنگامی که سازمان‌ها درباره‌ قراردادهایی که تا چند سال آینده منقضی نخواهند شد، دوباره مذاکره می‌کنند، دیگر به سراغ شروط سنتی نمی‌روند. بنابراین مهم است در این شرایط اوضاع را مدیریت کنید تا بتوانید مذاکره از راه دور را به بهترین شکل انجام دهید. دلایل بسیاری برای این بی‌ثباتی وجود دارند. به‌طور مثال، اکنون تمام صنایع از موقعیت جدیدی کار خود را آغاز می‌کنند و برخی صنایع مثل خودروسازی، مواد غذایی، گردشگری و هوافضا سالی را با تقاضای پایین پشت سر گذاشته‌اند و اساسا برای سال ۲۰۲۱ کارشان را از نو آغاز می‌کنند. در این شرایط، در اغلب بخش‌ها شرکت‌هایی که در معرض ورشکستگی قرار دارند، به احتمال زیاد ادغام می‌شوند و تعداد مشتری یا تأمین‌کننده خود را کاهش می‌دهند.

به‌علاوه، به علت تغییرات فراوان و سریع شرایط زنجیره‌ تأمین، قیمت‌گذاری‌ها نوسان خواهند داشت، زیرا تأمین‌کنندگان نتوانند به‌طور کامل به تقاضای مشتریان پاسخ دهند و خریدارانی کمی ترغیب به خرید خواهند شد، زیرا قیمت تمام شده کالا و محصولات گران خواهد بود. 

سازمان‌هایی که این فرصت‌های جدید را به شکل مؤثرتری هدایت می‌کنند، می‌توانند انتظار داشته ‌باشند حاشیه سود بالاتر، انعطاف‌پذیری بیش‌تر در زنجیره تامین و بهبود در سطح خدمات کارپردازی را به دست آورند و قبل از دیگران به فناوری و نوآوری‌هایی که تقاضای بسیاری دارند، دسترسی پیدا می‌کنند.

بنابراین، بیش از هر زمان دیگری مهم است که مذاکره‌کنندگان با تحلیل سناریوهای پیش‌رو، موارد مهم را اولویت‌بندی کنند و تشخیص دهند که باید روی چه شروطی متمرکز شوند. به‌علاوه، باید با رهبران رده‌بالا همکاری نزدیک‌تری داشته‌باشند. به‌طور مثال، مدیران عامل و مدیران مالی سال قبل، بیش از همیشه برای مذاکره با مشتریان یا کارپردازان خود در مزایده‌ها تعامل دارند. 

استفاده از ابزارهای جدید

ضروری است که مذاکره‌کنندگان برای بهره‌گیری از زمان حال از ابزارهای آنلاین به‌شکل کارآمدی استفاده کنند. برای افزایش مهارت مذاکره از راه دور در حوزه‌ دیجیتال بهتر است به موارد زیر دقت کنید: 

دستورکار را با جزئیات کامل بنویسید

تهیه‌ دستور کار جلسه را به‌طور مشترک با طرف مقابل در مذاکره و با رعایت روحیه‌ همکاری بنویسید. برای خریداران و فروشندگان وقت بگذارید تا بتوانید در زمان مذاکره داده‌های قابل استنادی نشان دهید که أوضاع در آینده چگونه خواهد بود. به‌علاوه، دیدگاهی کلی از وضعیت فعلی و چالش‌های تجاری ارائه کنید، زمانی را برای استراحت مشخص کنید تا تیم‌ها بتوانند بر اساس اطلاعات جدیدی که درباره‌ میزان تغییرات و در جریان مذاکره پدیدار شده‌اند، جمع‌بندی کنند. 

مدت‌زمان جلسات مذاکره از راه دور را کوتاه‌تر و تعداد دفعات آن‌ها را بیش‌تر کنید

این‌که از افراد بخواهید که یک ساعت از برنامه‌ روزانه‌ را به شما اختصاص دهند بهتر است از آن است که یک نیم‌روز کامل از وقت آن‌ها را به خود اختصاص دهید. با حذف مسئله‌ سفر می‌توانید در یک بازه‌ زمانی کوتاه به جای یک رویداد واحد بزرگ، چند جلسه‌ کوتاه و مفید ترتیب دهید. 

ذی‌نفعان مختلفی را دعوت کنید

فرض کنید یک شرکت خدمات مالی برای خرید نوعی فناوری مذاکره می‌کند. این خریدار می‌تواند ذی‌نفعان متعددی مانند کاربران شهر، مدیر ارشد اطلاعات (CIO) و مدیران یکی از شعب را به جلسه‌ دعوت کند. این مسئله می‌تواند بسیار حیاتی باشد. اگر فروشنده‌ای فقط بخش خرید یک شرکت را ببیند یا درباره‌ آن اطلاعاتی را دریافت کند و از ذی‌نفعان اصلی کسب‌وکار چیزی نشنیده‌ باشد، از داشتن امتیازات معناداری صرف‌نظر می‌کند.

فناوری ویدئوی از راه دور را آزمایش کنید

تقریبا تمامی کارشناسان ارتباطات پیشنهاد می‌کنند تا از ویدئو در مذاکره از راه دور استفاده کنید تا بتوانید به کمک آن نشانه‌های مهم غیرکلامی را دریافت کنید یا حس اعتماد در طرف مقابل ایجاد کنید. اگر فناوری مورد ‌استفاده برای مذاکره، مانند مایکروسافت پروژه (Microsoft project)، زوم (Zoom)، سیسکو وب‌ایکس (Cisco Webex) یا گوگل میت (Google Meet)، متفاوت با چیزی است که تاکنون استفاده کرده‌اید درمورد تأییدیه‌های موردنیاز تیم فناوری اطلاعات تحقیق کنید و با نحوه‌ روشن و خاموش کردن دوربین و میکروفون، به‌‌اشتراک گذاشتن اطلاعات، ارائه‌ مطالب و استفاده از چت آشنا شوید.

قابلیت برقراری ارتباطات ضمنی را فراهم کنید

برای استفاده از سیستم پیام‌رسان مشترک، مانند اسلک (Slack) یا نوشتن پیام کوتاه، ابتدا هماهنگی تیمی ایجاد کنید تا شما و سایر اعضا بتوانید حین پیشرفت جلسه، مشاهدات خود را با یکدیگر مقایسه کنید. رویکرد فوق امکان می‌دهد که مسیر مکالمه را تغییر دهید، موضوعات خاصی را به‌دقت بررسی کنید یا نتیجه بگیرید که زمان استراحت گروه فرارسیده‌است. به‌علاوه، حین استفاده از پیام‌رسان‌های موجود در ابزار ویدئوکنفرانس در حین مذاکره از راه دور مراقب باشید که ناخواسته پیام اشتباهی را ارسال نکنید. 

در ابتدا وضعیت شخصی افراد را بررسی کنید

ابتدا وضعیت جسمانی افراد را جویا شوید تا مطمئن شوید طرف مقابل یا أعضاء خانواده دچار مشکل نباشند. در ابتدای گفت‌وگو، زمانی را برای احوال‌پرسی اختصاص دهید تا بتوانید کارتان را با حس درک و اعتماد متقابل شروع کنید. 

حریم خصوصی را در مذاکره از راه دور در نظر داشته‌باشید

به این نکته دقت کنید که ممکن است گفته‌های شما همگی ضبط شوند. قبل از این‌که اطلاعات زیادی به‌‌اشتراک قرار دهید یا از اصطلاحات عامیانه‌ای استفاده کنید که ممکن است سوءبرداشت شوند یا وعده‌های غیر واقعی بدهید، این نکات را مورد توجه قرار دهید. هنگام برگزاری جلسه‌ مجازی، به جای کل صفحه‌ کامپیوترتان، فقط صفحه‌های خاصی را با دیگران به اشتراک بگذارید تا ناخواسته اطلاعات محرمانه را نشان ندهید. 

خلاصه‌ای از جلسه مذاکره از راه دور را آماده و ارسال کنید

در یک جلسه‌ مذاکره از راه دور احتمال بالایی دارد که افراد مطالب را درست متوجه نشوند یا اشتباه به یاد آورند. برای اجتناب از بروز این مشکل، خلاصه‌ای از آن‌چه ‌بحث شده را آماده کرده و برای طرف مقابل ارسال کنید تا توافق‌نامه‌ها، سؤالات باز و گام‌های بعدی به درستی مستندسازی شوند. 

پیش‌بینی می‌شود کسب‌وکارها تا یک سال دیگر به روال سابق تجاری باز خواهند گشت، یعنی قراردادهای شما تعیین می‌کنند که آیا برای رشدی دوباره و برقراری روابط جدید فرصتی را آماده کرده‌اید یا به سرعت فرصت‌سوزی انجام داده‌اید. از این تکنیک‌های جدید مذاکره استفاده کنید تا بتوانید قراردادهایی منعقد کنید که ارزش‌ مادی و معنوی زیادی دارند. بنابراین بهتر است از همین امروز برای دوران پساکرونایی برنامه‌ریزی کنید.